Bagian Kedua
Oleh: Abdul Mun’im Ritonga
Persiapan di Pusat dan Daerah Dalam
Menghadapi Muktamar.
Tulisan ini terutama ditujukan untuk Keluarga Al Washliyah yang belum pengalaman menangani langsung kegiatan Muktamar untuk pembelajaran.
BESAR kecilnya acara Muktamar sangat dipengaruhi oleh beberapa faktor seperti; sebesar apa wawasan dan kapasitas panita dalam membuat rancangan, sehebat apa panitia bisa menyiapkan konsep-konsep berupa substansi dan non substansi, sekuat apa panitia mampu melaksanakannya, sebanyak apa dana yang bisa dikumpulkan, sebesar apa dukungan dan kesiapan peserta yang hadir, dan sebesar apa bisa mengerahkan peserta dan undangan, dan lainnya.
Muktamar juga menjadi sarana untuk memberi pembelajaran dan memberi pengalaman kepada panitia pelaksana sesuai perkembangan zaman, juga untuk semua peserta, bagaimana pimpinan di pusat menyiapkan acara dan bagaimana peserta dari pusat, wilayah dan daerah menyiapkan diri dan menyiapkan segala sesuatu yang ingin disampaikan pada forum Muktamar.
Ingin tahu apa kesibukan panitia dan peserta dalam menyiapkan segala sesuatu untuk kegiatan Muktamar di pusat maupun di daerah, secara garis besar dapat dilihat dalam uraian berikut ini.
Persiapan di Pusat
Sebagaimana pengalaman sebelumnya yang sudah pernah berlangsung berkali-kali, dari penyelenggaraan Muktamar yang satu ke yang lain, Pengurus Besar biasanya akan mengawali kegiatan Muktamar dengan membentuk Panitia SC dan OC, serta menerbitkan SK nya. Jika pekerjaannya cukup banyak dan berat sedangkan waktunya sudah dekat, apalagi SDM nya terbatas, maka kedua grup panitia yang dibentuk sudah bisa mencicil pekerjaannya bekerja secara simultan apa yang bisa dilakukan.
Selanjutnya panitia SC akan menyiapkan beberapa hal antara lain; membuat konsep tentang menejmen dan administrasi serta tata cara penyelenggaraan dan pelaksanaan Muktamar. Menentukan waktu dan tempat acara, membuat susunan acara, merancang sumber keuangan untuk acara, dll.
Panitia juga bersama pengurus PB membuat memorandum laporan pertanggung jawaban pengurus selama periode 2015- 2020 yang dijalani lima tahun, merancang konsep program kerja mendatang, membuat konsep hubungan antar lembaga internal dan external, membuat laporkan aset dan menyiapkan untuk penyerahan surat-surat berharga kepada pengurus baru terpilih.
Selain itu, panitia membuat draft perubahan dan penyempurnaan AD dan ART, menyusun daftar peserta dan menyusun daftar undangan, mengadakan audensi kepada pihak tertentu untuk kehadiran dan dukungan finansial, mengutus wakilnya untuk mengundang tamu VIP, menyiapkan rancangan acara pelantikan pengurus baru terpilih dan jika mungkin juga menyiapkan rencana acara family gathering atau gala diner untuk forum silaturrahim, dll.
Selanjutnya panitia OC akan menyiapkan sarana untuk pihak yang membutuhkan antara lain; menyiapkan kebutuhan administrasi, menyiapkan akomodasi dan konsumsi selama acara, mengundang peserta, mencetak dan menggandakan dokumen yang dibutuhkan, menghubungi pihak terkait termasuk para jurnalis, mengadakan konferensi pers.
Panitia OC juga membantu mencari dana, menyiapkan pagelaran jika diperlukan, menyiapkan sarana acara-acara yang akan dilakukan, memesan spanduk dan memasangnya beserta umbul-umbul di berbagai tempat strategis, menyiarkan berita dan pengumuman penyelenggaraan acara kepada peserta dan undangan.
Panitia OC juga memberitahukan penyelenggaraan kepada pihak keamanan, menyiapkan sarana kesehatan, jika perlu siapkan ambulans untuk antisipasi evakuasi peserta jika sewaktu-waktu dibutuhkan, menyiapkan tempat dan keamanan parkir, membuat tanda peserta, menyeleksi siapa yang berhak jadi utusan sesuai AD/ART dan mengecek surat mandat, membuat daftar absensi serta kartu tanda punya hak suara. Penyelenggaraan pemilihan dan pelantikan pengurus baru, gala diner, dsb.
Persiapan di Daerah
Agar peserta dari Daerah tidak terkesan sebagai pelancong atau penggembira saja saat menghadiri Muktamar, maka sebelumnya peserta yang diutus dan diberi mandat berangkat ke lokasi Muktamar perlu diberi pembekalan membuat berbagai persiapan.
Persiapan yang dilakukan antara lain;
1. Persiapan dapat diawali dengan kegiatan seminar atau pertemuan khusus membicarakan persiapan Muktamar.
2. Bagi yang sudah habis masa periode kepengurusan, perlu mengadakan Musyawarah Wilayah dan Daerah yang sudah habis masa untuk memilih pengurus baru agar mendapatkan pengesahan dari pimpinan di atasnya supaya berhak jadi utusan dari daerahnya.
3. Membuat mandat wakil yang diutus menghadiri Muktamar hasil musyawarah pengurus agar memiliki suara yang sah dan segera mendaftarkannya ke panitia paling tidak seminggu sebelum acara Muktamar berlangsung untuk penyediaan fasilitasnya oleh panitia.
4. Menyiapkan berbagai rekomendasi
yang dianggap penting ingin diusulkan ke Muktamar, dipersiapkan suatu konsep program kerja PB Al Washliyah yang baru berskala nasional dan internasional yang baik untuk dilakukan oleh PB Al Washliyah pada periode mendatang.
5. Menyiapkan hal-hal yang perlu diklarifikasi dan dipertanyakan dalam konsep pertanggungjwaban PB selama periode yang dijalani.
6. Mengajukan konsep-konsep baru dalam program PB mendatang tentang aset dan pembangunan sarana serta perbaikan kurikulum pendidikan, sesuai dengan perkembangan masa depan seperti konsep atau sistem terkait dengan kemajuan teknologi industri 4.0.
7. Menyiapkan calon atau dukungan kepada calon ketua umum dan Sekjen serta susunan personalia PB pada periode mendatang.
8. Mengambil kesempatan untuk memberi saran-saran untuk perbaikan AD dan ART.
9. Yang tidak kalah penting agar peserta dapat mengambil kesempatan untuk membangun silaturrahim dengan semua utusan yang hadir, membuat networking agar ada kelanjutannya.
10. Mencari dan mengumpulkan dana untuk ikut mendukung pandanaan panitia pusat dan untuk biaya lainnya.
11. Menjaga akhlak mulia terutama saat Muktamar berlangsung, tidak meresahkan dan mencaci maki seseorang karena berbeda pendapat. Tidak menerima sesuatu karena ingin mendukung seseorang. Agar tidak tercatat sebagai wakil yang tidak menjaga kerukunan dan menjunjung tinggi akhlaqul karimah.
12. Membuat dokumentasi untuk bahan laporan setelah pulang Muktamar dan menyiapkan data dukung seperti foto dokumentasi untuk pembuatan sejarah di pusat dan di daerah.
13. Ikut menyemarakkan acara Muktamar di tempat masing-masing dengan memasang spanduk beserta umbul-umbul di berbagai tempat strategis di kantor di kampus dan di tempat tempat lainnya.
13. Menyiarkan berita dan pengumuman penyelenggaraan acara.
Keunikan Muktamar
Seringkali kegiatan Muktamar yang sangat menyita waktu, tenaga dan pemikiran itu dikerjakan sendiri secara swakelola oleh PB dibantu para pemudanya yang sehari-harinya tetap aktif bekerja mencari nafkah untuk keluarga. Sampai saat ini belum pernah kegiatan Muktamar diserahkan kepada Even Organizer (EO).
Dana yang dibutuhkan selalu jauh lebih besar dari dana yang diperoleh saat berlangsung Muktamar. Begitulah keadaannya dari waktu ke waktu, tapi Alhamdulillah Allah selalu membantu setiap upaya mencari ridho Allah. Muktamar selalu dapat dilaksanakan dengan baik dan biayanya dapat ditanggulangi.[]
Bersambung….
Penulis adalah Ketua PB Al Washliyah 2015-2020.
About Author
